身为HR，你所寄出的每一封信都代表着公司的形象，尤其在求职市场中，与求职者保持友善的关系不仅仅有助于建立立企业的贵主品牌，也将代替你在人资行业留下好风评。

不论是寄送面试通知给进入面试关卡的求职者、向人选传递好的消息的录取通知，或者什么至于婉拒优秀求职者的未录取通知、感谢函，身为HR的你，都应该在通知中用理性与友善的口吻，感谢求职者在这段时间的努力与付出。

不过，要写好面试告知、录取告知书和未录取的感谢函，就有可能需要注意的眼角了。参看这篇文章的步骤教学与范例，一起来看HR应该怎么写出得体又不失专业的通知！

HR应该如何写面试通知？

寄给求职者的面试通知不需要长，而要清楚表现出以下重点——

• 你是谁：礼品表明自己是哪家企业的HR
• 从哪里得知道求职者的信息：是从人力银行、自家履历信箱还是由其他人转介等管道？
• 邀请面试的资讯：包含邀请面试者面试的职位、面试时间、面试官的职位、参与面试人数与面试所需的准备事情等
• 联系信息：公司地址、公司电话、HR电话或Email，方方便求职者联系
  

当然，在面试通信中除去了这些必要的信息，还能足够及时补充和求职者应征相关的内容。例如，面试通信常会经历几个关卡、前去公司的大众交流方式等，都能让求职者感触到HR贴心与专业，而不仅仅是冰冷的面试通知。

HR如何快速录出一个面试通知信息呢？可以参考这个面试通知的结构、范本，建议整封信息不超过500字，并视情况辅以大小标、列点说明：

面试通知的「标题」

为了避免任何错误会，面试通知的标题要直接接了当，表示是哪家公司找约哪个职位不足的面试，并在找约面试的通知信标题中，附上求职者姓名与职位，例如［XX公司面试招约＿王大雄＿资深前端工程师］。

面试通知的「信件开头」

和标题的用途类似，面试通知的信件打开，你需要清楚介绍自己是某公司的HR，在哪个管路看求职者的履历后十分印象深刻，因此寄出此封面试通知信，希望招请来公司面试。

面试通知的「信件中段」

面试通知的信息中部分方便是整封通知的重点，如果可以，建议采用列点方式呈现，会让收件的求职者更加目标了。

你可以在面试通知中提供面试时间段，方便求职者选择（若已先以电话确认过求职者的面试时间与意希望，则可略过）。接着，说明面尝试进行的形式与细节，例如是一对一面试还是团队面试，是技术测试还是主管面试等。

最后，若有面试前必须交接的资料或文件，或面试当天需要携带的物品，也别忘记提醒求职者准备。若要提供求职前去公司的通讯指南，也可以在面试通讯知道的这一段落附上。

面试通知的「信件结尾」

面试通知的邮件结尾可以附加上网络信息，包含公司的电话与地址，你的电话、Email或者其他联系方式，也有一些HR会附属公司过往的媒体报道导连供求职者参考，都适合放于面试告知信息结束的内容。

信件范本：面试通知

嗨大雄，

我是ABC公司的HR Lannie，在［XXXX人力银行］上看到您的履历，并且对您丰厚的前端开始体验到十分印像深刻。在与技术部的主管讨论后，想请您来参加第一篇阶段的面试！

以下提供几个面试时间段提供选择：

• 5/12（三）10:00 ~ 11:00 / 15:00 ~ 16:00
• 5/13（四）9:30 ~ 10:30 / 14:00 ~ 15:00 / 16:30 ~ 17:30
• 5/17（一）10:00 ~ 11:00 / 16:30 ~ 17:30
• 5/18（二）11:00 ~ 12:00 / 16:00 ~ 17:00
  

面试时间均为 1 小时，技术部主管 Alex 将针对履历与作品集部分与您进行面试，若有相关文件可并于当天面试时携带。

公司地址：台北市信义区XXX路XX号4楼（捷运市政府站2号出口）
公司电话：02-XXXX-XXXX
公司官网：www.ABC.com
媒体报导：＿＿＿＿＿＿

ps 面试当天请先在1楼大厅和警卫换证登录后，搭电梯至4楼，左手边的第一间就是ABC公司！

若您有意参加面试，再烦恼于本周五前回覆至少 3 个人方便面试的时候，我们会在下周二之前尽快回覆您确定切的面试时间。

若有任何问题，也欢迎透过此信箱联络我，期待您的回覆，谢谢！

面试后，如何婉拒求职者？未录取通知、感谢函这样写

比起发无声卡，委婉与友善地拒绝绝求职者，用「未录取通知」或「未录取谢欣」明确通知未录取的消息，反而会让很多求职者放下面心中一块石头，而不是焦耳空等。

不过，HR要如何录写未录取感谢函得体婉拒求职者呢？在表现立职的同时，也要与求职者维系良好关系，保持专业并以礼貌相待，求职者就算没有录取，也能感受到公司用心对待人的态度，一个封好的未录取感谢函也将代替公司形象带来正面的影响。

未录取通知 / 感谢函的「信件开头」

未录取通知的信件打开，可以先表示自己是哪家企业的HR（若之之前已经有通过信件可视情况省略），并感谢求职者前面面试的时间。这部分建议用1~2句说明即可。

未录取通知 / 感谢函的「信件中段」

在未录取感谢函的信取件中，HR最重要的任务是让每个职位求职者明白，他们的能力与历史十分秀，但落于最后的舍与考量，公司只能在有限的职缺名额中做出来选择，也感觉到十分羡慕。

因此，最合适的写法是将未录取感谢函的重点放在「人选本身的经验与能力」，而不是与其他求职者的竞争上，避免制造错误会，也让求职者感受到公司在面试后，确实了解了自己的工作能力。

未录取通知 / 感谢函的「信件结尾」

最后，在未录取通信信息的结尾，建议HR可以再次针求职者为加入公司所做的准备、来面试的时候表示感谢，祝福对未来的职涯顺利；也可以在感恩中提到，若未来还有合适的职位，很可能会有机会再和对方合作，就会是一个封专业又近人情的未录取通知。

信件范本：未录取通知信 / 感谢函

接下来，初次面试与二次面试的未录取通知也会有所不同。参考以下的面试未录取感谢范本／感谢信范例，依照不同状况做改写，在婉拒求职者的同时也能在对方心中留下深刻印像。

嗨大雄您好，

我是ABC公司的HR Lannie，感谢您在招聘前参加［XXXX职位］的面试，您丰富的开发经验与技术背景都让我们感到印像深刻。

不过，由于职缺名额有限，在多方考量下，我们很遗地知道您并未录取［XXXX职缺］。面试主管Alex 仍有十分看重您在面试中展现的应变力与技术能力，若是将会有更多符合您背景的职缺，也希望有机会和您合作共事。

再次感谢您对ABC公司的青年与前来面试的宝贵时间，也预祝您早日找到理想的工作，谢谢您！

信件范本：二次面试的未录取通知 / 感谢函

若求职者已经参加了两次以上的面试，而获得未录取的结果，则建议在婉拒求职者的感谢中针对“求职者的面试”表现”与“求职者的学习经历背景”多点着墨；如果可以的话，先拨通电话告知求职者未录取的结果，并感谢他付出的时间，也是给求职者的尊贵。取录可以参考下列的未录感谢信范例：

嗨大雄您好，

我是ABC公司的HR Lannie，感谢您三度抽签前来参加［XXXX职位］的面试，您丰富的开发经验与技术背景都让团队留下深刻的印像。

不过，如同稃早在电话中的说明，十分钟遗失地点，我们最后无法与您共事。

非常感谢您在这段时间所参加的3场面试，尽管暂时没有合作的机会，您在面试中提到的XXXX与XXXXX，都展示了您丰富的工作经验与判断力，却让这个决定非常不容易。

希望未来有符合您历史的职务时，能够充分借用您在XXX领区的经验与专长，一起与团队合作共事。再次感谢您对我们的青春，也预祝您接下来的发展顺利，谢谢您！

可以发offer了！给求职者的记录取通知怎么写？

录取通知或录取通知书的重点，在于让求职者知道录取职位、到职时间与报到所需要的一份文件资料。而薪资、福利、工作条件等其他规定，通常会于另一份正规的聘任合约中说明。

录取通知的「信件开头」

录取通知的信件开头，可以恭喜录取者并欢迎加入公司，并在录取通知书的开头就明列求职者的姓名与目录职务。

录取通知的「信件中段」

HR在录取通知中，必须说明录录者报到时的相关信息，通常会包含但不限于：

• 报到日期、时间与地点
• 服装要求（若无则可省略）
• 证件与文件：身份证明正本、两寸照片、最高学历证明书正本/影本、薪转帐户的存折正本/影本
  

录取通知的「信件结尾」

录取通知书的结尾，通常会放上HR的电话、Email或者其他联系方式，用意在提醒录取者若在报到之前有其他问题，都可以与公司网络并时处理。

信件范本：录取通知

大雄您好，

非常荣幸请您加入［XXXX公司］的团队，在此通知您成功录取，并将承担［XX部门］的［XX职位］。携带此录取通知书，并依照下列说明前来［XXXX公司］人资部报到：

报到时间：2021.05.13（四）10:00

报到地点：［公司地址、XX办公室］

报到相关文件：

• 身份证明正本（影印后发还）
• 两寸照片一张
• 最高学历证明书正本（影印后发还）
• 薪转帐户的存折正本（影印后发还）
  

若您无法于上述时间办理报告到，或仍有任何疑问，都欢迎您来电或寄信咨询询问，谢谢！

HR Lannie /［办公室电话或手机］/［邮箱信箱］

XXXX年XX月XX日

关于面试通知、录取通知书和未录取感谢函的眉角、编辑细节和范本，看完这篇文章，你是否已经掌握要点呢？

HR 常代表公司与求职者进入第一线接触，因此不认为是电话联系网络或信息往来，都需要拿好礼聘与专业之间的界线，不可流于毫无感情的公开版回归——要在面试通知中展开现代程度的细心、未录取通信信息中传达感谢，并在录取通信信息中说明仔细节。

希望透过这篇文章，让HR都能快速写出面面试通知、未录取通知以及录取通知，替代公司顺利招聘到合适的人才！

打卡

1